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Comment participer à une opération organisée par l'ATC ?

Si vous souhaitez participer à une opération type salon ou workshop programmée dans le calendrier promotion de l'ATC, téléchargez les documents suivants:

Conditions générales de participation aux salons en France et à l'étranger pour l'année 2010

Comment participer à une opération organisée par l'ATC ?

I - COMPOSITION DE L’ESPACE CORSE SUR LES SALONS

Les stands de la Corse sont désormais conçus comme un espace unique conciliant :

- Une très grande lisibilité des messages de communication véhiculés par l’ATC sur ses marchés en cohérence avec les campagnes de promotion de la Corse,

- Une capacité de répondre aux exigences de confort de travail et de fonctionnalité tout en demeurant ouverts et accessibles.

Toutefois, l’ATC, gestionnaire de ces opérations, s’assure que des espaces spécifiques soient
bien différenciés et lisibles avec :

- Un espace sous forme de banque spécifique (voire un comptoir unique général selon la configuration possible) réservée aux institutionnels autour de l’Agence du tourisme.

Les partenaires concernés recouvrent principalement les Offices de pôles et, selon l’opportunité, le PNRC ou les structures fédératrices d’activités, dans le cas de filières par exemple, mais uniquement dans la mesure ou leur présence s’inscrit en terme d’image globale de la destination, excluant donc toute promotion de produit touristique particulier et toute représentation privée.

- Des espaces individuels réservés aux prestataires privés ou organismes souhaitant promouvoir une offre spécifique ou commercialiser directement des produits. Ces espaces seront constitués d’unités de base de l’ordre de 3m², équipés d’une banque signalisée. Lorsque l’espace le permet et, notamment sur les opérations professionnelles, des tables de travail sont également prévues pour assurer les rendezvous d’affaires.

L’Agence du tourisme assure, lorsqu’elle en a la maîtrise d’ouvrage directe, l’agencement du stand, son montage et démontage ainsi que le nettoyage, les réservations des réseaux auprès des organisateurs, les inscriptions aux catalogues, la décoration générale, la gestion des espaces communs de type réserve, bar lorsqu’il en est prévu, espace presse et/ou vip, la mise en oeuvre de la logistique de présentation multi-média (borne internet, audiovisuel), la diffusion de la documentation régionale, les différentes animations du stand lorsqu’il en est prévu et, de manière générale, la coordination du stand pendant toute la durée de la manifestation.

II - CONDITIONS D’ADMISSION

Les conditions de participations sont fixées pour chaque salon en fonction de la nature de l’opération, le public visé (professionnels ou grand public) afin d’adapter aux mieux les présences de partenaires avec les attentes réelles des publics.

Représentations institutionnelles

Pour les offices de tourisme principalement concernés par les salons grand public, il ne sera admis qu’une représentation unique par pôle, charge au pôle de s’organiser dans sa microrégion pour assurer la présence sur site. La vente éventuelle de séjours obéît bien sur aux prescriptions et règles de la loi voyage et l’office de tourisme dans ce cas devra s’y conformer.

Les représentations publiques et ligues peuvent être admises pour renforcer l’image de la destination dès lors que l’objet de la manifestation les concerne. Elles ne pourront exercer d’activité commerciale et seront positionnées sur un espace différencié aux côtés de l’ATC.

Acteurs socio professionnels

Ne sont admis a participer aux salons que les entreprises sous forme de société et les associations fiscalisées (soumises à TVA) pour lesquelles il sera demandé une attestation de fiscalisation. Aucun prestataire, dès lors qu’il justifie de ces qualités, n’est bien entendu exclu. Priorité sera néanmoins données aux regroupements de prestataires.

Toute vente de produit touristique (2 prestations combinées quelqu’elles soient) sur le stand de l’Agence du tourisme est réservée aux entreprises en règle avec la loi voyage, titulaire, notamment, d’une licence d’agence de voyage et respectant en tout état de cause les prescriptions de la loi.

On distinguera donc un prestataire proposant sa propre activité ou son hébergement du prestataire vendant du séjour.

En cas de limitation de places, priorité sera donnée aux prestataires vendant des séjours (produit packagés avec transport) sur les prestataires proposant uniquement leurs activités ou leur hébergement sec.

Dans le cas de vente de produits, pour une lisibilité parfaite, la signalétique contiendra obligatoirement l’enseigne commerciale de l’agence de voyages ou l’organisme dûment habilité à commercialiser les séjours proposés.

III - CONDITIONS FINANCIERES DE PARTICIPATION

A) EN FRANCE

A titre indicatif, les conditions financières de participation concédées aux opérateurs professionnels sur l’espace commercial représentent une participation forfaitaire de 1300 € par module de 3 m² tous frais inclus sur toutes les manifestations France.

B) A L’ETRANGER

Le prix forfaitaire est fixé pour les salons étrangers à 1000 € TTC par module de 3m² tous frais inclus.

Concernant les manifestations à l’étranger gérées par l’Agence du Tourisme, mais dont Atout France est organisateur, seuls les membres actifs du G.I.E Atout France ont la possibilité de participer à ces manifestations, soit individuellement soit au sein de l’espace de L’A.T.C.

A ce titre, ils ont droit à une enseigne ou sous-enseigne, à un badge en leur nom, à paraître dans le guide des exposants et à toutes les prestations fournies par Atout France dans le cadre de la manifestation.

Les professionnels non membres du G.I.E Atout France n’ont accès aux manifestations que sur l’espace de l’A.T.C. Ils ne bénéficient d’aucune prestation particulière d’Atout France et leur nom ne peut figurer sur aucune enseigne ni badge.

Dans le cas de gestion directe par l’Agence du tourisme de stands hors espace France les prescriptions valant pour les salons Français s’appliquent y compris en matière financière.

IV - INSCRIPTION AUX SALONS ET MANIFESTATIONS

Il appartient à l’Agence du Tourisme de la Corse de juger de l’opportunité de la participation d’une institution, d’une entreprise ou d’un groupement en fonction de critères d’adéquation avec le thème de la manifestation.

Chaque demande de participation à un salon devra être accompagnée d’une Fiche d’Inscription dûment complétée. Un exemplaire est fourni en annexe.

Les partenaires devront obligatoirement s’inscrire à réception du dossier d’inscription aux salons envoyé annuellement. Ils devront confirmer leur participation 45 jours avant la tenue de la manifestation en y joignant un acompte correspondant à 50% du montant total de la réservation sans lequel l’inscription ne pourra être prise en compte. Le solde devra être versé au plus tard huit jours avant la manifestation.

En cas d’annulation intervenant à moins de 30 jours de la manifestation ou en cas d’absence, l’acompte versé sera dû à l’Agence du Tourisme de la Corse.

V - FRAIS DE DEPLACEMENT

L’ensemble des frais occasionnés par le déplacement sur un salon ainsi que les frais de séjour restent à la charge de l’opérateur institutionnel ou privé qui se déplace. Lorsque possible, l’Agence du tourisme fournira une liste d’hébergements.

VI - DECORATION DES STANDS

Dans un souci de cohérence en terme d’image et de communication véhiculée par l’ATC, L’exposant se conformera aux prescriptions de l’Agence en matière de décoration et d’aménagement des espaces.

Des réunions préalables avec les exposants seront organisées par l’Agence du tourisme pour préparer et coordonner la présence aux salons. Ces réunions préciseront les éléments généraux d’organisation (programme, accès, espace, invitations…) auxquels seront tenus les participants.

VII - PRESENCE SUR LES STANDS

La présence d’un partenaire est limitée à deux personnes physiques par exposant. Pour éviter une perte d’image globale, le partenaire engagé sur le stand régional s’engage à maintenir une présence sur son espace durant toute la durée de la manifestation. Le manquement à cette obligation dictée par un souci d’image professionnelle auprès des publics entraînera l’exclusion sur les autres manifestations du programme.

Le chargé de mission de l’Agence du tourisme est responsable de l’ensemble de la tenue du stand Corse.

Il pourra intervenir à tout moment pour régler un litige ou problème relatif au stand et les participants s’engagent à s’en tenir à ses prescriptions.

VIII - QUALITE DE L’INFORMATION DIFFUSEE SUR LES SALONS ETRANGERS

L’Agence du tourisme attache une importance particulière à la qualité de la présentation de la destination sur les marchés étrangers. Sur toutes les opérations réalisées sur les marchés étrangers, il est indispensable, pour que l’inscription soit acceptée, de disposer d’une documentation ou d’un « flyer » spécifique dans la langue du pays et d’assurer, sur site, une information à la clientèle dans la langue couramment pratiquée dans ce pays.

Les opérateurs devront donc faire leur affaire de ces documents et prévoir, le cas échéant, les
interprètes nécessaires.

IX - OPERATION DE RELATIONS PUBLIQUES SUR LE STAND

L’opportunité d’organiser une opération de relation publique (accueil presse, cocktail) sur le stand image de l’agence du tourisme est envisageable. L’Agence du Tourisme devra en être saisie dès l’inscription et se réserve le droit d’accepter en fonction notamment des contraintes liées à l’organisation générale, au programme et à la bonne marche du stand.

X – ACHEMINEMENT DE LA DOCUMENTATION

Le prestataire fera son affaire de la livraison de la documentation sur le salon. Toutefois, dans la mesure où des groupages peuvent être organisés, l’Agence du tourisme en informera les participants.

La présence sur les salons organisés par l’Agence du tourisme de la Corse suppose l’acceptation du présent règlement par le partenaire qui s’y oblige.

Téléchargez le règlement

Fiche d'inscripion annuelle aux salons grand public et professionnel

Cette fiche d'inscription est à renvoyer compléter avant le ........

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Enquête de satisfaction

Téléchargez l'enquête de satisfaction et retournez là dument complétée et signée à l'ATC après votre participation à l'opération.

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